POLÍTICA DE PRIVACIDAD 

Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la empresa DHO Desarrollo Humano y Organizacional DHO S.A.S., identificada con número de identificación tributaria NIT. 900517063 – 9, en adelante “DHO”, adopta la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, en adelante “Política”, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan.

 

De esta manera, DHO, manifiestan garantizar los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

 

Todas las personas que suministren datos personales a DHO, podrán conocerlos, actualizarlos, rectificarlos, suprimirlos o revocar la autorización previamente otorgada.

 

Definiciones


  • Autorización: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.
  • Aviso de privacidad: Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.
  • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
  • Dato público: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
    • Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.
  • Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.
  • Responsable del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.
    • Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
    • Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.
    • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
    • Encargado del Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento”. DHO podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados.
  • Administrador de base de datos personales: Funcionario o Encargado que tiene a cargo y realiza tratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal. 

Política de Privacidad de datos

 

Al aceptar la Política de Privacidad de Datos, usted reconoce que ha leído, entendido y aceptado, los términos descritos en esta respecto al uso y privacidad de datos suministrador por el usuario.

Si el usuario no está de acuerdo con cualquier disposición de la Política de Privacidad de datos, se sugiere abstenerse de suministrar información y/o datos al sitio web y mini-sitios de la compañía.

DHO, no compartirá la información obtenida a través del sitio web y mini-sitios con terceros, excepto que tenga autorización por quienes la entregaron o por requerimiento por orden judicial o legal.

 

Datos Recolectados

El sitio web y mini-sitios, podrán recolectar información personal y de contacto por ejemplo: Nombre, dirección física y/o electrónica, número de teléfono, genero, entre otros. Así mismo, cuando sea necesario podrá ser requerida información específica para procesar algún pedido, realizar una entrega o facturación.

Cuando se solicite datos sensibles será debidamente informado usuario y podrá abstenerse de brindar dicha información.

 

Acceso con usuario y contraseña

DHO, el usuario suministrara de forma libre y voluntaria los datos solicitados para el acceso y se convierte en el único responsable (usuario) del manejo de la clave de entrada, asumiendo el riesgo que ello implica, lo cual acepta.

 

DHO, se compromete a adoptar los niveles de seguridad de protección de los datos personales legalmente requeridos, con el fin de disminuir los riesgos de: perdida de información, acceso no autorizado de los datos entregados a través del sitio web y mini-sitios y robo de datos.

Política de Tratamiento De Datos Personales

 

El sitio web y mini-sitios de DHO, emplea la información con el fin de mejorar continuamente la oferta de servicios, tener un registro de usuarios y sus actividades en el portal, invitación a eventos, información publicitaria, venta de servicios, elaboración y envío de factura. Es posible que se realice por los siguientes medios: dirección física y/o electrónica, llamada telefónica y/o mensaje de texto. DHO puede ceder los datos suministrados a terceros conforme lo establecido en la presente Política cumpliendo con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que lo adicionen o modifiquen.

DHO está altamente comprometido para cumplir con el compromiso de mantener su información segura. Usamos los sistemas más avanzados y los actualizamos constantemente para asegurarnos que no exista ningún acceso no autorizado.

 

Objetivo

 

La presente Política tiene como objetivo definir los lineamientos generales para el cumplimento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 en Colombia, que regula el manejo de bases de datos personales. Por lo cual, se establecerán los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por DHO.

 

Alcance

 

Esta política aplica para toda la información personal de usuarios, proveedores, clientes y empleados, registrada en las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de DHO, quienes actuarán en calidad de responsables del tratamiento de los datos personales.

 

Responsable del tratamiento

 

Sociedad comercial legalmente constituida:

 

DHO S.A.S.

NIT 900517063 – 9

Página Web: www.dhosas.co

Domicilio principal: Cra 3 No. 13-20 oficina 202 

Teléfono: 2622212. 

Móvil: 311 86 10 266.

Correo electrónico: dhosas@hotmail.com – contacto@dhosas.co 

Ciudad: Ibagué – Tolima, República de Colombia.

 

Deberes del responsable del tratamiento

 

  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento y/o administrador de base de datos, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento y/o administrador de base de datos, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento y/o administrador de base de datos, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento y/o administrador de base de datos, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Informar al Encargado del Tratamiento y/o administrador de base de datos, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

 

Obligaciones del tratamiento

 

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para el administrador de base de datos personales y/o encargado de tratamiento, ya sean trabajadores de DHO y/o terceros con relación contractual en el cual el cumplimiento del objeto contractual sea necesario el suministro de base de datos.

 

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarla para su actualización.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

Tratamiento y finalidad:

 

El Tratamiento que llevarán a cabo los Responsables de las bases de datos se realizará conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que lo adicionen o modifiquen, así como con lo establecido en la presente Política.

 

Las bases de datos también podrán ser utilizadas para contactar al Titular a través de medios telefónicos, SMS o chat, correo electrónico, dirección física para:

 

  • Elaboración y envío de cotizaciones solicitadas.
  • Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
  • Realizar invitaciones a eventos y actividades de la compañía.
  • Ofrecer servicios y productos de DHO.
  • Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos). 
  • Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por DHO.
  • Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual DHO, tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas.
  • Realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
  • Envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
  • Envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
  • Suministrar la información a terceros, con los cuales DHO tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
  • Respecto al registro de hojas de vida para solicitar empleo, se gestiona el proceso de verificación de la información suministrada (Estudios, experiencia laboral y referencias).

 

Tratamiento de datos sensibles 

 

En caso de que los Responsables realicen el Tratamiento de Datos Sensibles, se garantiza que se obtendrá la autorización para el tratamiento de dichos datos de manera previa y expresa, cumpliendo con las siguientes obligaciones:

 

  • Se informará al Titular de los datos que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  • Se le informará de forma previa y expresa al Titular cuáles son los datos sensibles y cuál será la finalidad del Tratamiento que se les dará.
  • No se condicionará ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Sensibles.

 

Derechos de los titulares

 

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

 

  1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
  2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
  3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
  6. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

 

Atención de peticiones, consultas y reclamos 

 

Para la recepción y atención las peticiones, consultas, reclamos, actualizar o ratificar información, revocar la autorización o la supresión de información puede contactarse con las líneas telefónicas, correo electrónico o página web aquí establecidas:

El área encargada de atender las solicitudes descritas es Asistente de Gerencia

 

Página Web: www.dhosas.co/

Teléfono: (8) 2622212. 

Móvil: 3105633881

Correo electrónico: asistentedho@hotmail.com

 

El que el Titular de información no dirija su petición, consulta o reclamo al área aquí indicada no releva al responsable del tratamiento de resolverlo.

 

Procedimiento para el ejercicio del derecho de habeas data

 

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales DHO Desarrollo Humano y Organizacional S.A.S., presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos: 

 

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información: 

 

  • Nombre completo y apellidos del titular de los datos personales
  • Datos de contacto del titular de los datos personales
    • Dirección física
    • Correo electrónico
    • Teléfonos de contacto fijo Y/o móvil
  • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocar, suprimir, acceder a la información).
  • Firma (si es posible) 
  • Número de identificación. 

 

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, el Responsable informará al Titular o interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales.

 

Vigencia y Cumplimiento

 

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de enero de 2020.

 

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información, mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

 

El cumplimiento de la presente política es OBLIGATORIO para todos los trabajadores y contratistas que en sus funciones soliciten o tengan acceso a los datos personales de terceros a través de medios digitales, físicos u orales a nombre de DHO Desarrollo Humano y Organizacional S.A.S.

 

La presente política se comunicará por medio electrónico a trabajadores y contratistas activos al inicio de la vigencia y es deber de cada trabajador y contratista revisarlo continuamente para su cumplimiento.